VFX HR Assistant

Bruxelles
Lieu : Bruxelles
Département : VFX
Contrat : stage

26 mars 2020

Fondé en 2010, le studio Umedia VFX fait partie du groupe Umedia, un studio belge, spécialisé dans la production de projets cinématographiques internationaux. Ses activités incluent la production, la coproduction, le financement et la réalisation d’effets visuels.

Umedia VFX est un studio primé internationalement et un des leaders de l’industrie en Europe. Nos équipes travaillent sur environ 45 films et séries TV par an et peuvent compter jusqu’à 150 artistes dans nos bureaux situés à Bruxelles et Paris.

Spécialistes en création d’effets visuels, nous offrons un service complet allant de la budgétisation, previz, design, jusqu’à la supervision de tournage et effets 2D & 3D.

MISSIONS

Vous faites partie de notre équipe RH. Vous renforcez le département et assistez l’équipe dans le recrutement et la gestion du payroll de nos artistes.

Vous assistez le département dans le recrutement des artistes : 

  • Vous créez et publiez des offres d’emploi
  • Vous répondez aux candidatures reçues et intégrez ces profils dans notre base de données
  • Vous aidez à programmer des entretiens avec le responsable technique

 Gestion de l’arrivée et départ des collaborateurs :

  • Lorsqu’un/e nouveau/lle collaborateur/trice rejoint l’équipe, vous collectez et archivez ses documents d’entrée, vous mettez à jour les fichiers internes de suivi, et vous informez l’équipe de son arrivée
  • Vous assurez le suivi des entrées/sorties des badges des collaborateurs

Vous gérez le planning des collaborateurs pour notre agence d’intérim partenaire :

  • Chaque fin de semaine, vous complétez le planning selon les informations reçues du département Production pour permettre à l’agence de préparer les contrats des Artistes pour la semaine suivante.
  • Vous mettez à jour quotidiennement le planning en cas d’absence des Artistes (vacances, maladies, déplacements, etc…)

 Gestion et validation des factures :

  • Chaque mois vous vérifiez l’exactitude des factures reçues et vous allouez ces coûts aux projets spécifiques
  • Vous maintenez à jour le fichier de suivi payroll interne par projet 
  • Vous êtes responsable de l’archivage des factures dans notre base de données

 Mise à jour de la base de données existante :

  • Vous archivez les conventions « papier » dans notre base de données
  • Vous centralisez toutes les données existantes des Artistes dans notre base de données